Undangan Formal & INFORMAL

Undangan Resmi Dan Nonformal

A.   Undangan Formal

Cara Membuat Surat Resmi - Membuat surat itu tidak gampang bahkan untuk surat pribadi sekalipun apalagi surat resmi kita harus tahu aturannya dan langkah-langkah dalam menyusunnya. Semua orang tahu surat tetapi tidak semua orang tahu bagaimana cara membuat surat yang benar. Untuk alasan itulah penulis akan menuturkan beberapa informasi penting berkaitan dengan hal tersebut.

Mulai dari ketika masih kecil, kita sudah mengenal yang namanya surat, yaitu saat kita membuat surat cinta pada masa-masa puber dulu. Lanjut ke beberapa jenjang pendidikan kita pun diajarkan mengenai materi surat-menyurat di sekolah khususnya pada mata pelajaran bahasa Indonesia. Bahkan sampai perguruan tinggi dan lulus kita masih belajar juga.

Namun pada kenyataanya, saat berada di dunia kerja dimana kita dituntut untuk bisa mengaplikasikan semua ilmu yang didapat, kita cenderung lupa, bingung bahkan tidak tahu bagaimana membuat surat resmi yang baik. Karena itulah, mengingat pentingnya masalah ini sudah banyak sekali literatur yang memberikan bahan dan referensi bagi kita yang membutuhkan panduan dalam menyusun surat tersebut.

Karena website ini bertema tentang surat maka tidak heran jika ada pembahasan mengenai Cara Membuat Surat Resmi yang disertai contohnya sekaligus. Jika anda sampai disini dengan alasan tersebut yaitu untuk belajar surat maka anda bisa mendapatkan semua yang anda butuhkan dengan membaca berbagai artikel yang ada.

Pengertian dan Contoh Surat Resmi 

Sebelum lebih jauh berbicara mengenai penyusunan akan lebih baik jika kita ingat lagi apa definisi surat resmi. Jika anda lupa, surat resmi adalah surat yang dibuat oleh suatu organisasi, lembaga, atau instansi tertentu dan ditujukan untuk organisasi, lembaga maupun instansi tertentu lainnya serta keberadaan organisasi, lembaga dan instansi tersebut telah sah di mata hukum.

Tidak seperti surat tak resmi, surat ini memiliki ciri khusus pada masing-masing bagian yang ada. Bagian-bagian tersebut juga merupakan syarat sebuah surat bisa dikatakan menjadi surat resmi. Lalu apa saja bagian surat resmi, berikut Bagian-bagian Surat Resmi tersebut.

1. Kop ( Kepala Surat ) 

2. Nomor, Perihal dan tanggal 

3. Alamat Surat 

4. Salam Pembuka 

5. Isi surat 

6. Penutup 

7. Identitas Pengirim

Dengan adanya bagian-bagian di atas tentu saja kita akan lebih mudah dalam membedakan surat resmi dengan surat tak resmi atau pribadi. Perbedaan Surat Resmi dan Surat Pribadi yaitu:

a. Terdapat Kop ( Kepala Surat ) 

Bagaimanakah langkah membuat surat resmi? Dalam menyusun surat ini tentu kita harus berpedoman pada aturan-aturan yang berlaku secara resmi. Untuk itu kita harus berpedoman pada masing-masing bagian surat yang telah disebutkan di atas. Setiap bagian harus memenuhi standar dan aturan masing-masing bagian tersebut.

Standar, aturan pada bagian-bagian surat yang kita tulis harus memenuhi unsur-unsur yang telah ditetapkan baik itu dari segi tujuan, isi, bentuk penulisan dan juga unsur kebahasaan. Jika anda masih belum yakin bagaimana menyusunnya, cara membuat surat resmi yaitu dengan mengikuti segala aturan pada bagian surat resmi. Untuk mempermudah dalam membuat surat resmi yang baik dan benar, saya akan membahas masing-masing fungsi yang terdapat dalam bagian-bagian surat resmi, penjelasan lengkapnya bisa anda baca sebagai berikut :    

1.  Kepala Surat 

Berfungsi untuk mempermudah penerima surat mengetahui nama dan alamat pengirim. Selain itu juga berfungsi untuk menunjukkan keresmian sebuah surat. Kepala surat (kop surat) berisi berbagai informasi penting dari si pengirim yaitu:

1. Nama

2. Alamat lengkap

3. Nomor kontak

Informasi-informasi tersebut disusun sedemikian rupa sehingga memenuhi standar baku yang diakui. Untuk penjelasan lebih rinci beserta contohnya anda bisa membaca artikel contoh kop surat resmi.

1. 2.      Nomor, Perihal dan Tanggal

Nomor surat - digunakan untuk mengetahui urutan surat yang telah dikeluarkan, kode surat merupakan klasifikasi masalah yang disampaikan, Tahun digunakan untuk mengetahui tahun pembuatan surat. Perihal - Berfungsi untuk mengetahui isi pokok masalah, tanpa harus membaca keseluruhan isi surat.

Tanggal - Untuk mengetahui kapan surat tersebut dikirim bukan dibuat, selain itu juga sebagai petunjuk dalam pengarsipan surat. Jika anda memerlukan informasi lebih jauh mengenai bagian surat ini anda bisa membaca artikel tentang contoh nomor, perihal dan tanggal surat.

1. 3.      Alamat

Alamat surat terdiri dari dua macam, yaitu alamat dalam yang ditulis pada kertas surat dan alamat surat yang ditulis pada sampul surat. Adapun fungsi alamat surat antara lain : 

a. Sebagai alamat petunjuk langsung bagi penerima surat 

b. Petunjuk arsip dalam menyimpan surat 

c. Mempermudah petugas pos 

d. Sebagai alamat luar jika menggunakan sampul berjeda 

1. 4.      Salam Pembuka

Digunakan sebagai kesatuan berbahasa secara tertulis.

1. 5.      Isi Surat

Dalam membuat isi surat resmi, penggunaan bahasa sangat perlu diperhatikan agar mendapat simpati dari penerima surat. Adapun ketentuan penulisan sbb:

a. Jelas, singkat dan padat

b. Mengikuti tata bahasa yang berlaku dengan memperhatikan ejaan dan tanda baca

c. Menggunakan gaya bahasa yang santun, luwes, lugas dan menarik

1. 6.      Penutup

Salam penutup dapat digunakan untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban.

Dengan adanya Panduan Langkah Cara Membuat Surat Resmi ini diharapkan anda tidak akan bingung lagi dalam menyusun berbagai surat yang dibutuhkan. Setelah mengetahui berbagai aturan isi dalam sebuah surat resmi sekarang anda tinggal belajar dan menerapkan tata penulisan (Format) surat resmi yang digunakan sebagai standar baku penulisan.

Jika anda masih bingung anda bisa langsung mempelajari berbagai contoh yang sudah disiapkan di bagian atas, atau anda bisa mencari contoh surat yang dikehendaki di bagian akhir tulisan ini. Itu saja, semoga artikel Cara Membuat Surat Resmi ini bisa bermanfaat bagi semua.

• CONTOH UNDANGAN FORMAL

PEMERINTAH KABUPATEN GARUT

DINAS PENDIDIKAN

SMU NEGERI 1 LIMBANGAN

Jalam Raya Limbangan, Garut, 44168

Nomer  : 005/120/SMU/XII/2013                                                                 23 Desember 2013

Hal    : Rapat Dinas

Sifat  : Sangat Penting

Yth. Bapak/Ibu Guru dan Staf Pegawai

SMU Negeri 1 Limbangan

di

Tempat

Assalamu'alaikum WR.Wb.

Sehubungan dengan banyaknya hal yang harus kita bicarakan, dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat dinas untuk membicarakan tentang:

1. Persiapan UAS sementer ganjil Tahun Pelajaran 2013 - 2014

2. Persiapan menjelang diberlakukan untuk Kelas 1..

Hari,tanggal  : sabtu, 27 Desember 2013

Pukul         : 08.00 s.d 14.00

Tempat        : Ruang pertemuan SMU 1 Limbangan

Demikian surat ini kami sampaikan. Semoga Bapak/Ibu dapat memakluminya.Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu,kami ucapkan terima kasih.

Kepala SMU N I Limbangan

`                                                                                                           Adi farit

OSIS SMA Negeri 5 Surabaya

Jl. Kusumabangsa No. 21 Surabaya

  

No         : 01/OSIS/UND EX/V/14                                                            Surabaya,11 April 2014

Hal         : Undangan PORSENI (Pekan Olahraga dan Seni)

Yth.

Pengurus OSIS

SMAN 9 Surabaya

Jl. Kusumabangsa No. 21 Surabaya

Dengan hormat,

          Sehubungan dengan akan berakhirnya tahun ajaran 2010/2014,kami selaku pengurus OSIS SMA Negeri 5 Surabaya memohon kehadiran perwakilan sekolah untuk mengikuti berbagai perlombaan yang akan diselenggarakan pada:

Hari                 :    Senin,17 April 2014 - Kamis,20 April 2014

Waktu             :    Pukul 08.00 WIB s/d selesai

Tempat            :    Lapangan SMA Negeri 5 Surabaya

Acara               :    PORSENI (Pekan Olahraga dan Seni)

          Karena cukup pentingnya acara tersebut,kami mengharapkan kedatangan para perwakilan sekolah dan dapat hadir tepat waktu.

Hormat kami

   

Nur Indah Pratiwi

A.   Format Undangan Nonformal

Bagian-Bagian Undangan  Nonformal antara lain :

1. Kop ( Kepala Surat ) 

2. Tanggal 

3. Alamat Surat 

4. Salam Pembuka 

5. Isi surat 

6. Penutup 

7. Identitas Pengirim

1.      Kepala Surat 

Dalam penyusunan undangan NonFormal umumnya memuat Informasi-informasi mengenai acara yang diadakan.

2.      Tanggal

Tanggal - Untuk mengetahui kapan surat tersebut dikirim bukan dibuat, selain itu juga sebagai petunjuk dalam pengarsipan surat

3.      Alamat

Alamat surat terdiri dari dua macam, yaitu alamat dalam yang ditulis pada kertas surat dan alamat surat yang ditulis pada sampul surat. Adapun fungsi alamat surat antara lain : 

a. Sebagai alamat petunjuk langsung bagi penerima surat 

b. Petunjuk arsip dalam menyimpan surat 

c. Mempermudah petugas pos 

d. Sebagai alamat luar jika menggunakan sampul berjeda 

4.      Salam Pembuka

Digunakan sebagai kesatuan berbahasa secara tertulis.

5.      Isi Surat

Dalam membuat isi surat resmi, penggunaan bahasa sangat perlu diperhatikan agar mendapat simpati dari penerima surat. Adapun ketentuan penulisan sbb:

a. Jelas, singkat dan padat

b. Mengikuti tata bahasa yang berlaku dengan memperhatikan ejaan dan tanda baca

c. Menggunakan gaya bahasa yang santun,

6.      Penutup

Salam penutup dapat digunakan untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban.

Contoh Format Surat NonFormal sebagai Berikut :

                                                                                                                      Senin, 01 Januari 2001

Undangan

Kepada Yth :

Bpk/Ibu/Sdr/i _________________

____________________________

Dengan hormat,

Mengharap kehadirannya besok pada :

Hari / tanggal : ……………………………

Waktu : ……………………………

Tempat : ……………………………

Keperluan : ……………………………

Keterangan : ……………………………

Demikian undangan kini kami sampaikan atas perhatian dan kehadirannya kami mengucapkan banyak terima kasih.

Hormat Kami,

…………………………………